ارتباط لازمه‌ی زنده ماندن هر کسب ‌وکاری است. نمی‌توان در یک گوشه نشست و بی‌سروصدا کار کرد و توقع این را داشت که افراد از فروشگاه خریداری کنند. شما، صاحب یا مدیر یک مجموعه اقتصادی، باید ارتباط خود را با محیط بیرون و حتی محیط داخلی سازمان خود بیش از پیش کنید. حالا این ارتباط می‌تواند از طریق روش‌های مختلف باشد. ارتباطی که هدف آن برای بنگاه‌های اقتصادی و تجاری می‌تواند دو چیز است: افزایش فروش و تصاحب بازار و زنده نگه داشتن سازمان؛ اهدافی که توسط واحدی به نام روابط عمومی انجام می‌شود.

شرکت‌ها و بنگاه‌های اقتصادی همانند موتور محرکه اقتصادی کشور هستند. موتوری که برای ادامه کار خود نیاز به همراهی افراد چه در درون سازمان و چه بیرون را دارد. لازمه این همراهی برقراری ارتباط قوی و پیوسته است. در چند سال گذشته در کشور، از سال 1390 به بعد، شاهد تغییر چشمگیری در ارتباط افراد بوده‌ایم. از ورود اولین شبکه‌های اجتماعی گرفته تا گسترده‌تر شدن اینترنت و در نتیجه به وجود آمدن فروشگاه‌های اینترنتی، همه این‌ها باعث تغییر سبک زندگی و همه از مهم‌تر تحولاتی در ادبیات مردم شد. کلماتی به وجود آمدند که ریشه در دنیای دیجیتال داشته؛ اما در زبان مردم جاافتاده است. یک سازمان اقتصادی نمی‌تواند نسبت به این مسئله بی‌تفاوت باشد. برای اینکه یک سر آن جامعه است. جامعه‌ای که قرار است درصدی بیشتر از آن را مشتریانش تشکیل دهد. برای همین بخش روابط عمومی بیش از گذشته مورد توجه قرار گرفته و بعد از تغییرات به وجود آمده در دنیا، بسیاری از شرکت‌ها این واحد را در گروه هیئت رئیسه تعریف کردند.

روابط عمومی در بنگاه اقتصادی

سازمان یا هر بنگاهی که شاخه فعالیت آن اقتصادی است، باید پویایی خود را حفظ کند. ما در اینجا دو کلمه داریم: حفظ و پویایی. چه زمانی چنین شرکت‌هایی می‌توانند به این هدف خود برسند؟ اگر بخواهیم بر اساس موضوع این مقاله جلو برویم، باید بگوییم جواب برقراری ارتباط است؛ ارتباط ایجاد شده از طریق واحد روابط عمومی. روابط عمومی فعالیت مدیریتی است و واحدی است که باعث ایجاد انتقال اطلاعات بین محیط درون سازمان که رأس آن مدیریت است با محیط خارج یعنی مخاطبان آن می‌شود. حتی هرگونه تبادل اطلاعات و برقراری ارتباط درون سازمانی هم توسط این واحد تعریف می‌شود.

یک بنگاه اقتصادی نیاز است که برای حفظ پویایی خود، نقاط ضعف، تهدید، فرصت‌ها و قوت خود را بداند. باید بتواند با رسانه‌ها ارتباط برقرار کند. باید بتواند هر تغییر درون سازمانی را به تمامی افراد فعال با کمترین واکنش منفی از طرف کارمندان اعمال کند. با تغییر ذائقه اطلاعاتی مردم پیش برود. تمامی این کارها باید انجام شود تا هر بنگاهی بتواند علاوه بر جذب سرمایه گذار، فروش و مشتری خود را افزایش دهد. این‌ها نیازمند مدیریت استراتژیک در سطح عالی است که توسط واحدی به نام روابط عمومی انجام می‌شود. واحدی که همانند پزشک در کالبد سازمان وجود دارد تا سازمان را به سمت توسعه خدمات و محصولات پیش ببرد.

چرا روابط عمومی در بنگاه‌های اقتصادی

هر مجموعه اقتصادی از واحد روابط عمومی برای پاسخگو بودن خود استفاده می‌کند؛ اما فقط این نیست. هر کسب‌وکاری چه سایت اینترنتی و چه شرکت‌های با حوزه‌های فعالیت‌های بین‌المللی و بزرگ این روزها نیاز به داشتن چنین واحدی دارند. واحدی که بتواند گوش شنوای شرکت باشد. دلایلی که باید بخش روابط عمومی در بنگاه اقتصادی و تجاری تعریف شود، می‌توان گفت که شامل موارد زیر خواهد بود:

1.کنترل خسارت

بحران عاملی است که می‌تواند روی فروش و سودآوری هر بنگاه اقتصادی تأثیر منفی بگذارد. این بحران می‌تواند شامل شایعه، سرقت، آتش سوزی، اجناس تقلبی و هر چیز دیگر تعریف نشده در ذهن باشد. اینجاست که روابط عمومی باید برای مدیریت این بحران وارد شود. مسئله‌ای که هم روی روان کارمندان و از همه بدتر، اعتماد محیط بیرون تأثیرگذار است و در صورت کنترل نشدن می‌توان خسارت جبران ناپذیری اعمال کند. به عنوان مثال همین چند وقت پیش تلویزیون انباری از ماسک‌های احتکار شده یک فروشگاه اینترنتی با تعداد 5 میلیون را نشان داد. در اینجا واحد روابط عمومی به خوبی وارد شد و با صدور بیانیه‌هایی توانست این اتفاق را کنترل کند.

مطالعه مقاله زیر را از دست ندهید: نقش روابط عمومی در پیشگیری و مدیریت بحران

2. برند شدن

تفاوت روابط عمومی و بازاریابی این است که واحد بازاریابی مشتریان را ترغیب به خرید می‌کند؛ اما روابط عمومی با ترفندهای خود و برقراری ارتباط، آن‌ها را قانع می‌کند. اینکه چگونه و در کجا کیفیت و شعار برند خود را به دیگران نمایش دهید، مسئله‌ای است که واحد روابط عمومی به خوبی می‌تواند آن را مدیریت کند. در واقع فعالیت‌هایی که بیشتر در ذهن کاربران‌تان می‌ماند؛ مانند برگزاری همایش معرفی و جعبه گشایی محصولات تکنولوژی که انجام می‌شود. اجرا و مدیریت چنین رویدادهایی مسلماً توسط این واحد است.

3. دریافت بازخورد از شبکه‌های اجتماعی

در شبکه‌های اجتماعی دو بحث وجود دارد:

• فعالیت در آن‌ها
• دریافت بازخورد و انتقال آن‌ها به بخش‌های مربوط

اهمیت مورد دوم بیشتر است. البته هرچند چگونگی انجام یعنی مورد اول هم اهمیت دارد. به هر حال باید در نظر داشت هر بنگاه اقتصادی نباید صرفاً شبکه‌ها را به عنوان ابزاری برای فعالیت یک سویه نگاه کند؛ بلکه این دریافت بازخورد و تحلیل آن است که می‌تواند در تعیین برنامه‌های آینده نقش داشته باشد. یکی از تغییراتی که در ذائقه مردم در بالا گفتیم، همین استفاده از شبکه‌های اجتماعی است. این واحد باید تمامی شبکه‌های فعال را رصد کند. نه تنها کامنت و پیام‌های دریافتی، بلکه رقبا را هم نیز بررسی و براساس معیارهایی از پیش تعریف شده تحلیل کند. سپس آن‌ها را به واحد مدیریت یا برنامه‌ریزی برای اعمال تغییرات بدهد.

اگر علاقه‌مندید ارتباط شبکه‌های اجتماعی با روابط عمومی را دقیق‌تر بررسی کنید، مقاله “شبکه های اجتماعی و روابط عمومی” را مطالعه کنید.

4.زنده نگه داشتن ارتباط

در کتاب «سه‌شنبه‌ها با موری»، موری جمله‌ای دارد که چند بار تکرار می‌شود و این است: «تا زمانی که روی تخت هستی، انسان مرده‌ای بیش نخواهی بود». البته ممکن است که کلمات تغییراتی داشته باشند. مهم هدف جمله است. کسب‌وکار شما هم تا زمانی که گوشه‌ای نشسته و به دنبال برقراری ارتباط نباشد، مرده‌ای بیش نخواهد بود. واحد روابط عمومی ارتباط شما را زنده نگه می‌دارد.

در پایان باید گفت که دلایل بسیاری می‌توان برای وجود روابط عمومی در بنگاه‌های اقتصادی و تجاری بیان کرد از جمله: کنترل بودجه، بازاریابی هدفمندتر، جلوگیری از مشکلات. شما واحد روابط عمومی ندارید که فقط اطلاعات را نشر دهد بلکه به دنبال این هستید تا ارتباط خود را با دنیای بیرون به ویژه نسل جدید و تغییرات آن همسو کنید. همسویی که بتواند بنگاه اقتصادی شما را همراه با تغییرات ذائقه پیش ببرد.