چگونه تیم بازاریابی خود را با استفاده از گوگل کلندر مدیریت کنید؟

هر پروژه در حوزه بازاریابی و دیجیتال مارکتینگ به طور متوسط از ۵ نفر با وظایف اختصاصی تشکیل می‌شود. در ظاهر مدیریت ۵ نفر شاید سخت نباشد. به هر کسی وظیفه‌ای محول کرده و از آن‌ها می‌خواهید تا هرکدام را انجام دهند؛ اما مشکل از همین‌جا شروع می‌شود. اگر وظایف‌ مکتوب نشوند و شفاهی باشند، هر کدام ساز خود را خواهند زد.

حالا اگر هم کسی به درستی دستورات گفته شده را انجام دهد، هماهنگی افراد سخت است؛ یک نفر اصلاً تاریخ تحویل را فراموش می‌کند، آن یکی دو روز بعد کارهای خود را فراموش خواهد کرد و خلاصه اینکه در نهایت با یک تیم به هم ریخته و کلی کار ناتمام روبرو خواهید بود.

خیلی خوش‌بینانه نگاه کنیم، فقط در هفته اول است که همه کار خود را سروقت و بر اساس تعریف‌های انجام شده، تحویل می‌دهند. بعد از آن باید منتظر بهانه‌های مختلف برای انجام ندادن و حتی دخالت اعضا در کار یکدیگر باشیم. راهکار چیست؟

اگر اهل دیجیتال مارکتینگ باشید، حتماً راهکار را ما می‌دانید؛ اگر هم نباشید و به دنبال مدیریت تیم خود هستید، پس ادامه خواندن این مقاله را دنبال کنید.

مدیریت تیم بازاریابی با گوگل کلندر و نوتیفیکیشن ایمیل

برای مدیریت تیم بازاریابی، اپلیکیشن و برنامه‌های کاربردی زیادی وجود دارد. در ایران پلتفرم‌های خود شرکت‌ها یا ترلو بیشتر از همه کاربرد دارد؛ اما کمتر کسی به فکر استفاده از گوگل کلندر است. حالا یا استفاده از آن را بلد نیستند یا اینکه هنوز مزیت‌های کاربردی آن را نمی‌دانند.

به هر حال باید گفت که هیچ‌کدام از پلتفرم‌ها به گوگل کلندر و ایمیل نمی‌رسند. برنامه‌ای رایگان که به راحتی در دسترس همه است و از همه مهم‌تر می‌توان آن را با هر پلتفرم و ابزاری هم تطبیق داد و یکپارچه کرد. از این رو فایل‌ها به راحتی بین اعضا به اشتراک گذاشته شده و ایمیل‌هایی به صورت نوتیفیکیشن به افراد ارسال می‌شود. به این صورت همه از آخرین تغییرات مطلع خواهند بود.

ساختن حساب کاربری گوگل کلندر

در ادامه قصد داریم تا مزیت‌های استفاده از این ابزار را به شما یاد بدهیم؛ اما تصمیم گرفتیم که این بار به سراغ آموزش آن برویم. وقتی آموزش باشد، بهتر مزایا و چگونگی کاربرد آن را یاد خواهید گرفت.

در این مثال، فرض می‌کنیم که شما قصد دارید تا کارها و مکالمات خود را با استفاده از پیوندهای مربوط به اعلان‌ها و موارد لازم و انتظار در فهرست انجامی ایمیل مدیریت کنید. اول از همه باید یک تقویم اختصاصی برای کارها و جلسات خود درون تیم خود تعیین کنید:

  • به گوگل کلندر رفته و روی عبارت Setting در گوشه بالا سمت راست کلیک کنید؛
  • از فهرست، عبارت New Calender را انتخاب کنید در بخش سمت چپ و زیرمجموعه Add Calendar است که در ابتدا باید نامی انتخاب کرده و سپس تغییرات را اعمال کنید.
  • عبارت Access Permossion را کلیک کنید؛
  • تقویم خود را به حالت Public ببرید (تیک عبارت Make Available to public را بزنید. اگر هم علاقه‌ای ندارید که کسی از برنامه شما مطلع شود، در کنار انتخاب Public، عبارت See only/free busy را انتخاب کنید.)
  • روی دکمه Get shareable link کلیک کرده و لینک تولید شده را کپی کنید.

وقتی که شما این لینک را اعضای تیم خود به اشتراک بگذارید، آن‌ها می‌توانند بدون مراجعه و به راحتی بدون نوتیف کردن کسی، آن‌ها را متوجه تغییرات و اضافه شدن رویداد جدید کنید.

حالا باید برای ادامه مراحل زیر را انجام دهید:

مرحله اول – یک رویداد ایجاد کنید

برای ایجاد یک رویداد در تقویم گوگل، وارد حساب کاربری گوگل شده تا صفحه اصلی گوگل کلندر خود را مشاهده کنید. یک دکمه خیلی بزرگ در سمت چپ بالا به نام Create وجود دارد که می‌توانید رویداد خود را ساخته و برای آن نام، افراد شرکت کننده و غیره را مشخص کنید.

ساختن حساب کاربری گوگل کلندر

ساختن حساب کاربری گوگل کلندر

شما چند تعداد تقویمی که ساخته باشید، در گوشه سمت چپ پایین و بخش My Calendar نمایش داده می‌شود. از این رو می‌توانید آن‌ها را به صورت جداگانه و به راحتی مدیریت کنید.

مرحله دوم – جزییات را مشخص کنید

در این مرحله و بخش پاپ-آپی که برای شما نمایش داده شده می‌توانید اطلاعاتی از جمله نام، تاریخ، زمان، موقعیت، توضیحات و چه کسانی دعوت شوند یا اعلان‌ها را دریافت کنند، مشخص کنید. فقط باید مراقب باشید که این اطلاعات به صورت اشتباهی به افراد ارسال نشود. نکته بعدی اینکه اگر تعیین کنید که اعلان‌ها بعد از هر تغییر به افراد ارسال شود و تعداد آن‌ها بیشتر باشد، باعث شده تا افراد به اصطلاح اذیت شده و خود را خارج کنند. در قیمت More Options هم می‌توانید اطلاعات بیشتری از رویداد خود بنویسید.

مرحله سوم – اشتراک گذاری لینک

در بخش Setting و در پایین، اگر رویداد نامگذاری شده خودتان را انتخاب کنید، می‌توانید نوع اعلان ارسال نوتیفیکیشن‌ها را هم مشخص کنید. به صورت پیش‌فرض اجازه دهید تا تغییرات از طریق ایمیل به افراد ارسال شود. البته شما یک لینک برای رویداد یا کلندر خود دارید. می‌توانید آن را در هر نقطه‌ای مانند گروه شبکه‌های اجتماعی تیم خود اشتراک گذاشته تا اعضا بتوانند هر روز با بررسی آن، متوجه تغییرات و وظایف خود شوند.

خیلی در گوگل کلندر نباید سخت بگیرید. اگر اعضا کار با این ابزار را بلد نبودند، حتماً در یک جلسه به آن‌ها آموزش دهید. هرچه ساده‌تر باشد، بهتر است؛ اما باید گفت که ارزش آن خیلی به مراتب بیشتر از دیگر ابزارهای مدیریتی تیم‌ها است.

این مقاله توسط میلاد قارونی در وب‌سایت Dm360 تالیف گردیده است. کپی باذکر منبع بلامانع است.

میلاد قارونی

میلاد قارونی

۰ نظر

ارسال نظر

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

مطالب مرتبط